Mi ne prepuštamo ništa „slučaju“, mi smo „naporni“ u odnosu na provedbena tijela, mi pitamo, mi tražimo pojašnjenja, mi tražimo pisana očitovanja  jer  puno toga smo već prošli i naučili. Uvijek i uvijek skrećemo pozornost svojim klijentima na činjenicu kako je svaki projekt podložan (neočekivanim) promjenama koje pak potencijalno dovode do potrebe za izmjenom ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. S obzirom da se isti može mijenjati, no pazeći pritom na poštivanje propisanih kumulativnih odredbi, segmentu izmjena u predviđenim aktivnostima svakako treba posvetiti potrebnu pažnju. Bilo da se radi o promjenama u budžetu, trajanju aktivnosti i/ili cjelokupnog projekta, izmjenama zadanih aktivnosti ili izmjenama u pokazateljima koje projekt mora postići, svakoj promjeni se prije svega individualno pristupa, osiguravajući pritom da promjena nikako ne dovodi u pitanje rezultate evaluacije projektnog prijedloga. Kod pristupanja izmjenama ugovora vrlo je važna pravovremena komunikacija nositelja projekta kojom je moguće prevenirati eventualne neželjene posljedice.

Provedba projekta nije jednostavan proces, već je to skup aktivnosti koje sa sobom donosi mnoge izazove i na strani nositelja projekta i na strani institucija koje u tome sudjeluju ali na i na strani nas koji sudjelujemo u provedbi projekta. Samo i isključivo, zajedničkim pristupom, razmjenom mišljenja među svim sudionicima procesa i, na kraju, zajedničkim ciljem, mogu se ostvariti i ostvaruju se željeni rezultati.

Logička matrica i njezini djelatnici koji sudjeluju u provedbi projekta kao pružatelji usluge tehničke pomoći,  sudjeluju u sljedećim aktivnostima:

1. Cjelokupno vođenje Projekta
2. Razvoj i praćenje provedbe Projekta
3. Upravljanje rizicima
4. Savjetovanje u postupcima javne nabave tijekom provedbe Projekta
5. Upravljanje svim ugovorima sklopljenim za provedbu Projekta
6. Upravljanje provedbom Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
7. Informiranje i vidljivost

1. Cjelokupno vođenje projekta

Pružamo savjetodavne usluge u cjelokupnom upravljanju projektom kroz sustavno planiranje, organizaciju i praćenje projektnih aktivnosti kao i cjelokupnih administrativnih procesa u sklopu Projekta odnosno u sklopu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, sukladno ugovorenim vremenskim rokovima.

Aktivnost uključuje sljedeće:

• Podršku u cjelokupnom administrativnom i financijskom praćenju Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući financijsko praćenje i koordinaciju projektnih aktivnosti;
• Podršku u provedbi ugovora o izvođenju radova i ugovora o stručnom nadzoru;
• Koordinaciju svih dionika projekta, uključujući potpisnike sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i potpisnike ugovora proizašlih iz postupaka nabave.

2. Razvoj i praćenje Plana provedbe Projekta

Pružamo uslugu izrade/ažuriranja Plana provedbe Projekta u zadanom vremenskom roku.

Plan provedbe Projekta uključuje:

• Detaljni program provedbe Projekta koji prikazuje sve aktivnosti i ključne događaje za provedbu projekta.
• Vremenski plan aktivnosti usklađen s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava;
• Ažuriranje plana provedbe sukladno provedbi projektnih aktivnosti te dostava istog u sklopu redovnih mjesečnih izvješća.

3. Upravljanje rizicima

Upravljanje rizicima za cilj ima minimizirane utjecaja rizika na ostvarivanje ciljeva cjelokupnog projekta. Iz navedenog, pružamo uslugu potpore u upravljanju rizicima s ciljem njihovog svođenja na prihvatljivu razinu, provođenjem mjera koje smanjuju vjerojatnost pojavljivanja rizika ili utjecaj rizika ili oboje u isto vrijeme.

Upravljanje rizicima je postupak koji se odnosi na:

• sustavnu analizu procesa u nadležnosti Korisnika;
• identificiranje rizika tijekom provedbe Projekta;
• identificiranje korektivnih mjera za ublažavanje utjecaja neprihvatljivih rizika ukoliko ih nije moguće eliminirati u potpunosti.

Metodologija upravljanja rizicima temelji se na:

• analizi Projekta i Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava;
• analizi svih ugovora potrebnih za provedbu Projekta;
• analize procesa u nadležnosti Korisnika;
• identificiranja rizika tijekom provedbe Projekta;
• procjene vjerojatnosti pojave i procjene utjecaja rizika;
• identificiranja korektivnih mjera za ublažavanje utjecaja neprihvatljivih rizika.

4. Savjetovanje u postupcima javne nabave tijekom provedbe Projekta

Pružanje savjetodavnih usluga tijekom provođenja postupaka javne nabave radova i usluga u sklopu provedbe projekta.

Navedene usluge uključuju, ali nisu ograničene, na sljedeće:

• Pregled i ažuriranje Plana nabave;
• Pregled i davanje komentara na dokumentaciju o nabavi;
• Pružanje pomoći i savjetovanje prilikom postupka odabira i sklapanja ugovora o javnoj nabavi te provjera jamstava traženih kroz dokumentaciju o nabavi i sklopljene ugovore.

5. Upravljanje svim ugovorima sklopljenim za provedbu Projekta

Pružamo podršku prilikom provedbe ugovora o radovima i uslugama koji će se sklapati tijekom provedbe projekta na način da pružamo podršku u upravljanju, administriranju i kontroli provedbe svih ugovora sklopljenih tijekom provedbe projekta. 

5.1. Upravljanje ugovorom o izvođenju radova

Naša podrška uključuje:

• Podršku Korisniku u kontroli ispunjenja svih ugovorenih obveza potpisnika ugovora o izvođenju radova uključujući kontinuirano praćenje provedbe ugovora te mogućih odstupanja od plana provedbe;
• Podršku Korisniku u mogućim izmjenama ugovora uzevši u obzir ugovorne ovlasti te odredbe Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava;
• Financijsko upravljanje ugovorom.

5.2. Upravljanje ugovorom o uslugama

Naša podrška uključuje:

• Kontrolu usklađenosti provedbe ugovora s ugovorenim uslugama, praćenje postizanja definiranih rezultata te kvalitete istih, provjeru ugovorom definiranih izvješća, provjeru računa;
• Kontinuiranu komunikaciju i koordinaciju rada izvršitelja usluge.

6. Upravljanje provedbom Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Naše aktivnosti kao pružatelja usluge uključuju:

• Financijsko upravljanje ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući pripremu zahtjeva za nadoknadom sredstava te osiguravanje adekvatnog računovodstvenog i revizorskog traga;
• Pripremu procjene novčanih tokova pojedinačnih ugovora i projekta u cjelini, te financijsko planiranje;
• Izradu izvještaja sukladno odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava;
• Kontinuirano pružanje potpore Korisniku u komunikaciji s nadležnim tijelima i mogućim revizorskim postupanjima;
• Potporu u tumačenju odredbi Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i osiguravanju adekvatne primjene istih.

7. Informiranje i vidljivost

Korisnik bespovratnih sredstava iz Europskih strukturnih i investicijskih (ESI) fondova ima pravnu obavezu osigurati komunikaciju i vidljivost Projekta te informirati javnost o izvoru njegova financiranja. Korisnik bespovratnih sredstava mora poduzeti sve potrebne korake za objavljivanje činjenice da je projekt sufinanciran sredstvima Europske unije. Poduzete mjere oglašavanja moraju biti u skladu sa zahtjevima iz Priloga XII Uredbe (EU) br. 1303/2013 i Provedbenom uredbom Komisije (EU) br. 821/2014. 

Nastavno na navedeno, naša podrška u provedbi planirane aktivnosti odnosi se na pripremu komunikacijskog plana i definiranje ključnih elemenata osiguravanja odnosa s javnošću i EU vidljivosti projekta, osiguravajući pri tome punu sukladnost s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Predloženi komunikacijski plan mora uključivati ciljanu javnost, komunikacijske metode i alate te vremenski plan provedbe komunikacijskih aktivnosti. Isti treba bit usklađen s trajanjem cjelokupnog projekta te obuhvaćati sve njegove elemente (nabavu radova i usluga).