Program „Energija i klimatske promjene“ potiče korištenje energije sa smanjenim ugljičnim otiskom

O čemu govorimo – Financijski mehanizam uređen je Sporazumom Europske unije, Islanda, Kneževine Lihtenštajna i Kraljevine Norveške o Financijskom mehanizmu EGP-a za razdoblje 2014. – 2021. godine i Uredbom o provedbi Financijskog mehanizma EGP-a za razdoblje od 2014. – 2021. godine.

Zašto – Ovim Sporazumom donatorske države doprinose smanjivanju gospodarskih i socijalnih razlika u Europskom gospodarskom prostoru i jačanju svojih odnosa s državama korisnicima putem financijskih doprinosa.

Tko to plaća – Program „Energija i klimatske promjene“ financira se od strane Financijskog mehanizma Europskog gospodarskog prostora 2014. – 2021., na temelju Memoranduma o suglasnosti o provedbi Financijskog mehanizma EGP-a za razdoblje od 2014. – 2021., između Islanda, Kneževine Lihtenštajn, Kraljevine Norveške i Republike Hrvatske potpisanog 3. srpnja 2018. godine i Zakona o potvrđivanju Memoranduma o suglasnosti o provedbi Financijskog mehanizama EGP-a za razdoblje od 2014. – 2021., između Islanda, Kneževine Lihtenštajn, Kraljevine Norveške i Republike Hrvatske (NN 7/2018).

Tko je tu glavni – Uloga Upravitelja Programa dodijeljena je Ministarstvu regionalnoga razvoja i fondova Europske unije, Upravi za europsku teritorijalnu suradnju (MRRFEU) na temelju Programskog sporazuma o financiranju Programa „Energija i klimatske promjene“.

https://eeagrants.hr/programi/energija-i-klimatske-promjene/

Osim ministarstva, dio upravljačke strukture programa čine i Programski partner Energetski institut Hrvoje Požar (EIHP) koji pruža tehničku te stručnu podršku, kao i Donatorski partner, Norveška uprava za vodne resurse i energiju, kao tijelo koje provodi nadzor, određeno od strane donatora.

Ponovimo bitno – Cilj programa je korištenje energije sa smanjenim ugljičnim otiskom i povećanom sigurnošću opskrbe u Republici Hrvatskoj. Ukupna alokacija sredstava iz ovoga programa iznosi 20 milijuna eura od kojih je 85% pokriveno iz Europskog gospodarskog prostora, a preostalih 15% odnosi se nacionalni doprinos RH.

Fokus – Područja programskog fokusa uključuju obnovljivu energiju, energetsku učinkovitost, energetsku sigurnost, ublažavanje efekta klimatskih promjena, prilagodbu na klimatske promjene.

Posebna pažnja u provedbi programa u RH usmjerena je na mjere energetske učinkovitosti i podršku korištenja obnovljivih izvora energije, uključujući geotermalnu energiju, energiju mora i energiju sunca.

Pozivi za prijedloge – U okviru programa ukupno je raspisano šest poziva na dostavu projektnih prijedloga. Tijekom 2021. godine raspisani su pozivi: proizvodnja energije iz mora, povećanje kapaciteta za proizvodnju solarne energije, povećanje kapaciteta za proizvodnju geotermalne energije i izrada tehničke dokumentacije za korištenje geotermalne energije. U 2022. godini raspisana su dva projektna prijedloga male vrijednosti, izrada baze podataka plitke geotermalne energije i izrada baze podataka duboke geotermalne energije.

Osvrt na provedbu programa „Energija i klimatske promjene“

Ugovori za pozive raspisane tijekom 2021. godine su potpisani u svibnju 2022., kada je  službeno i započela provedba ovih projekata.

Nositelj projekta je odgovoran za ispravnu provedbu u skladu s Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava koji je potpisao s Upraviteljem programa. Provedba je osigurana temeljem potpisanog Ugovora, ali se oslanja i na dodatne dokumente poput a) Smjernica za upravljanje i financijsko praćenje provedbe projekta, b) Uputa za izvještavanje te c)Priručnika na engleskom jeziku o tehničkim zahtjevima u pogledu komunikacijskih materijala na projektu, uz poštivanje i primjenu nacionalnog zakonskog okvira koje je izradio Upravitelj programa.

U provedbi se naglasak stavlja na proces upravljanja. Svaki projekt ima faze koje su neodvojivo povezane te čine jednu cjelinu, a ovdje je već u samoj projektnoj prijavi bilo jasno kako su prihvatljivi troškovi upravljanja projektom neophodni za provedbu te kako su s razlogom previđeni za financiranje. U svrhu osiguravanja transparentnog i učinkovitog upravljanja projektom u svim njegovim fazama, Nositelj obavezno osigurava projektni tim sastavljen od niza stručnjaka koji olakšavaju proces provedbe.

Voditelj projekta – zadužen je za upravljanje cijelim projektnim timom i vrlo je važno da se komunikacija odvija svakodnevno te da je u komunikaciju uključen cijeli tim. Voditelj projekta mora biti na raspolaganju projektnom timu u bilo kojem trenutku zbog dinamičnog rada na provedbi aktivnosti.

Projektni tim – iznimno važan segment upravljanja upravo iz razloga što provedba zahtijeva poznavanje ugovora, praćenje plana aktivnosti i pravodobno izvršavanje svojih projektnih obaveza, stoga je nužno da je riječ o uigranom timu. Jedinstveno je ovim pozivima i bilateralna suradnja te sudjelovanje stranih partnera koje nositelj odabire u fazi prijave, a koji također moraju u jednakoj mjeri sudjelovati u planu provedbe.

„Loš“ i dobar partner – Nositelj ne može eventualna odstupanja od plana provedbe opravdati izborom tzv. „lošeg partnera“. Zato Nositelj ima još već zadatak da u samoj fazi pripreme projektne prijave pokuša izabrati kvalitetnog partnera izgrađenih stručnih kompetencija, znanja i vještina koji će pravovremeno izvršavati svoje partnerske dužnosti na projektu. U prilog tome ide obveza Nositelja da na početku provedbe projekta sklopi Sporazume o partnerstvu na engleskom jeziku koji uređuju međusobna prava i obveze. Ovaj Sporazum uz izvještajnu financijsku tablicu su ujedno i jedini dokumenti na engleskom jeziku u okviru provedbe te je na Nositelju da sve druge ugovorne, administrativne i financijske obveze kao i provedbu aktivnosti objasni i komunicira partnerima na engleskom jeziku. Izbor „pravog“ partnera jednako je važan kao i dobro uigran projektni tim samim time što je na Nositelju stalni prijenos znanja i dobivenih informacija u svezi provedbe.

Savjetnik – Vrlo bitna je i funkcija stručnjaka koji ima savjetodavnu ulogu na projektu iako nije dio tima za upravljanje projektom. On također mora biti svakodnevno na raspolaganju voditelju projekta i projektnom timu radi prijenosa stručnih znanja koja su posebno važna u raspisivanju i ugovaranju javne nabave.

Potpis Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava nije jamstvo uspješne alokacije sredstava, jer je zadovoljavanje administrativnih i financijskih parametara putem uspješnog upravljanja jedini jamac opravdanja svrhe i ciljeva projekta.

Stoga, visoki stupanj koordiniranosti, razmjena informacija na dnevnoj bazi radi pravodobnog ispunjenja projektnih aktivnosti i kvalitetan rad projektnog tima stvara preduvjete za uspjeh. Dakako, veliku ulogu igra i stalna podrška projektnih partnera te sinergija djelovanja partnera i Nositelja.

Provedba se ovdje ne razlikuje u pogledu faza projekta, međutim sam poziv je sastavljen na način da u jednakoj mjeri zahtjeva angažman upravljanja i administracije, vidljivosti i promidžbe te stručno – tehničkog dijela obzirom da je riječ o izradi dokumentacije i radovima.

Vidljivost i promidžba – bitan dio procesa, stoga Upravitelj projekta mora imati velik stupanj znanja da bi mogao uputiti Nositelja u pravilnu izradu promidžbenih materijala, komunikaciju s medijima, postavljanje sadržaja na društvenim mrežama i web stranicama Nositelja i partnera te provedbu cjelokupnog Komunikacijskog plana.

Financije – financijski dio provedbe uspostavljen je na način da se financijski menadžment odvija posredstvom stalnog kontakta između Nositelja, partnera i Upravitelja programa. Naime, Nositelj ima obvezu uz slanje kvartalnih narativnih i financijskih izvješća, svaki kvartal dostaviti i tablice prognoze plaćanja za sebe i partnere kako bi i sam Upravitelj programa mogao izraditi projekciju troškova za svoje potrebe. U pogledu javne nabave, za raspisivanje poziva ugovorom je zadana ex – ante provjera dok cjelokupna dokumentacija o nabavi podliježe i ex – post provjeri.

Ističemo važnost predviđanja prihvatljivih troškova upravljanja projektom, a posebno se to odnosi na jedinice lokalne samouprave (JLS) koje u većini slučajeva nemaju dovoljan kapacitet za provedbu ovakvih ili sličnih projekata. Naime, u većini slučajeva JLS ne pribjegavaju odlukama o stopostotnom rasporedu rada na projektu već se radi o postotku rada upravo iz razloga što jedan službenik samo dio svog radnog vremena može posvetiti   projektu. U okviru ove provedbe taj rad zahtjeva svakodnevnu intenzivnu posvećenost  te obavljanje posla unutar zadanih vremenskih okvira.

Primjera radi navodimo utisak projektnog tima JLS-a.

 

„Provedba projekta je iznimno kompleksna, zahtijeva angažman velikog broja službenika koji se inače ne bave provedbama projekata i zato ste nam vi koji se bavite projektima od presudne važnosti.“

Zaključno, dobro upravljanje i nesmetana provedba rezultat je kompetentnog voditelja projekta koji mora imati vještine pregovaranja i vođenja kako bi se uspostavila dobra, jasna i zdrava komunikacija s projektnim timom. Prijenos informacija je najvažniji segment, s naglaskom na „obostrano“, budući da projektni tim također ima i mora imati formiran sustav podrške Upravitelja projekta pa su samim time i rezultati bolji, a projekt uspješniji. Voditelj ovdje prvenstveno ima ulogu da iz projektnog tima „izvuče“ ono najbolje te da u jednakoj mjeri to isto vrati timu. Jednako je važan i odnos s projektnim partnerima od kojih kompetentan voditelj može u svakom trenutku očekivati pravodobne informacije kao i izvršenje zadataka, a također sam mora postići ovu razinu suradnje.

Valja istaknuti kako Nositelji u provedbi ovog programa ostvaruju punu podršku Upravitelja programa (MRRFEU) kao i Programskog partnera (EIHP) dijeljenjem pravovremenih informacija, odgovaranjem na razne upite i sl.

Za kraj, poruka Nositeljima – Budući da se provedba temelji na skupu zajedničkih kvaliteta svih dionika procesa, posebnu pozornost obratite na funkcioniranje i zajedništvo projektnog tima i voditelja projekta. Oni preuzimanjem odgovornosti i međusobnim prijenosom znanja i stečenih vještina, predanim radom te visokom razinom upornosti koordiniraju projektne aktivnosti i suradnju s unutarnjim i vanjskim tijelima time doprinoseći konačnom uspjehu vašeg projekta.

Partnerstvo – važno je da ste svjesni kako vaš zadatak u odabiru kompetentnog partnera iziskuje napor jednakovrijedan sastavljanju vaše projektne prijave. Budite također sigurni da će potencijalni „pravi“ partner izvršiti dubinske provjere vašeg poslovanja, ispitati sve okolnosti vašeg portfelja prije nego pristane na zahtjev. Ako ste sretnici da ste pronašli ovakvog partnera već unaprijed možete zaključiti da će suradnja biti jednako ozbiljna i učinkovita. Morate biti svjesni i činjenice da vaš projekt mora biti zreo kako bi vi sami prvenstveno bili svjesni što to točno želite, a potom da to isto možete prenijeti partneru. Posebna je vještina imati strane partnere od kojih se ne razlikujete samo u odnosu na poslovanje već su u pitanju i kulturološke razlike pa je tim više zadatak vas i vašeg partnera veći, ali je neusporediv s obostranom dodanom vrijednosti. Uspješan završetak ovakvih projekata zahtjeva puno znanja, stručnosti i dubinsko iskustvo. Pravi partner će vam pružati podršku od faze samog planiranja do faze završetka projekta, savjetovat će vas i podijeliti s vama svoja zapažanja kao i uočene nedostatke. Cijenite ovakva partnerstva koja u konačnici mogu rezultirati ne samo ispunjenjem svih projektom zadanih rezultata već i nastavkom suradnje u cilju proširenja vašeg poslovanja ili projektnih ideja.

Ukoliko želite znati više ili Vam je potrebna pomoć kontaktirajte me na anita@logickamatrica.eu

Autor: Anita Košar Ulemek